Une saine gestion de projet, de l’envergure du Projet Hôpital Vaudreuil-Soulanges, requiert une démarche intégrée de gestion des risques. « C’est primordial, et c’est un principe de base en bonne gestion de projet », confirme Simon Tremblay, adjoint au directeur. Portant le dossier de gestion intégrée des risques au sein de l’équipe projet, en collaboration avec la Direction des ressources financières et la Direction de la qualité, de l’évaluation, de la performance et de l’éthique, du CISSS de la Montérégie-Ouest, nous nous sommes entretenus avec lui pour en savoir davantage…
Qu’est-ce qu’un risque?
« Un risque, c’est une menace provenant d’une situation ou d’un événement, qui est susceptible de se produire, et qui peut entraver la planification, la poursuite ou l’atteinte des objectifs. Un risque non géré peut même compromettre la réalisation d’un projet. On ne veut certainement pas cela dans le cadre du Projet Hôpital Vaudreuil-Soulanges. », mentionne-t-il.
Quelques exemples concrets de risques à éviter…
« On ne voudrait pas qu’à l’ouverture en 2026, certains équipements ne soient pas achetés, ou livrés! », ajoute-t-il. La solution? Minimiser le risque d’avoir un bâtiment livré sans tous ces équipements, en créant des calendriers des délais requis, en fonction de chaque équipement, pour en faire l’acquisition, pour la livraison et pour l’installation, qui peut être complexe.
Un autre exemple de risque à considérer : oublier des éléments importants dans la planification de la mise en service. « On ne réalise pas tout ce que peut comporter l’activation d’un nouvel hôpital. Nous accueillerons à terme 2500 ressources supplémentaires. C’est un ajout majeur et leur arrivée doit être planifiée selon une séquence bien précise… », fait remarquer Simon. En effet, une bonne partie de ces ressources seront de nouveaux employés dans notre établissement, voire de nouveaux diplômés sans expérience de travail. Ils devront recevoir diverses formations qui, selon la fonction occupée, peuvent aller de quelques jours à plusieurs mois. La phase d’activation comprend également des activités de simulations afin de tester l’environnement de travail, les équipements et les processus, avant même que le premier patient entre dans l’établissement.
Pour le bâtiment, il existe un risque qu’il ne réponde pas aux besoins fonctionnels et cliniques qui ont été identifiés. « L’implantation à venir de la réalité virtuelle permettra de voir l’aménagement des locaux et de valider plus facilement les plans. Aussi, une salle d’opération en grandeur réelle, de style mockup, est sérieusement envisagée. » De plus, les nombreuses visites d’hôpitaux comparables, et les ateliers de conception qui seront réalisés en mars 2020 avec les architectes et les experts terrain viendront diminuer ce risque possible.
Une saine gestion de projet commence par…
En gestion des risques intégrés, on vient identifier et analyser les risques selon des critères et un seuil de tolérance prédéfinis. Lorsqu’un risque a une grande probabilité de se produire et que son impact sur le projet est important, comme les exemples mentionnés plus haut, une réponse doit être mise en place. La plupart du temps, un plan d’action pour l’éliminer ou diminuer sa probabilité sera élab
oré et déployé.
Pourquoi une gestion des risques est-elle primordiale dans le Projet?
« La gestion des risques sert à assurer le respect des paramètres du projet en termes de coûts, de délais et de qualité, tout en minimisant leurs probabilités et leurs impacts. », conclut Simon Tremblay.
À l’heure actuelle, les ateliers d’identification des risques et la mise en place des plans à l’interne sont commencés pour les budgets, le bâtiment et le site, de même que pour le mobilier et les équipements. D’autres risques seront bientôt identifiés en ateliers d’ici mars 2020 pour les ressources humaines, le dossier d’affaires et la gestion de projet.
